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Im hebis-Verbund wurde mit der Funktion Extras – CSV-Datei erstellen die Möglichkeit implementiert, gebündelt bestimmte Informationen aus allen Datensätzen einer Kurzanzeige herauszuziehen und als CSV-Datei abzuspeichern. Die Datei kann den gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeitet werden.
Die Funktion ist für die hebis-Verbunddatenbank optimiert. Eine Nutzung in einem Lokalsystemen kann aufgrund lokaler Datenstrukturen zu Fehlern führen.



Eine detaillierte Beschreibung und nötige Hinweise zu den nötigen Dateien und zum Umgang mit der Funktion finden Sie in der separaten Anleitung: WinIBW3: CSV-Datei erstellen.

Notwendige Vorbereitungen

Um eine CSV-Datei ausgeben zu können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen:

Die CSV-Datei wird bei der Ausführung der Funktion automatisch im selben Ordner angelegt, in der auch die Konfigurationsdatei abgespeichert ist. Ist die Datei „winibw.csv“ bereits vorhanden, können die Inhalte überschrieben oder angehängt werden.

Benötigte Informationen zusammenstellen

Welche Informationen aus den Datensätzen in der CSV-Datei gespeichert werden, muss vor der Ausführung der Funktion in der Konfogurationsdatei festgelegt werden. Darauf basierend werden die einzelnen Tabellenspalten definiert und angeordnet. Ist eine Kategorie oder ein Unterfeld in einem Datensatz nicht vorhanden, wird die Position in der Tabelle leer gelassen.

Die CSV-Datei lässt sich nur aus einer Kurzanzeige erzeugen. Alle in der Liste befindlichen Datensätze werden in die Datei aufgenommen.

Konfigurationsdatei „csvControl3.txt“

In der Konfigurationsdatei wird festgehalten, welche Informationen aus den Datensätzen der Kurzanzeige in die CSV-Datei übertragen werden sollen.


Materialien zur CSV-Funktion

Weiterfführende Materialien


Verwandte Artikel


Häufig verwendete Felder sind vordefiniert.

Für die vordefinierten Felder werden bestimmte Unterfelder der wichtigsten Kategorie ausgegeben. So wird mit dem Stichwort "Titel" zum Beispiel aus der Kategorie 4000 (Haupttitel, Titelzusätze, Paralleltitel, Verantwortlichkeitsangabe) das Unterfelder $a (Haupttitel) gespeichert.
Eine Übersicht der vordefinierten Felder und deren Inhalte finden Sie weiter unten.





Die Konfigurationsdatei kann durch eigene Definitionen erweitert werden.

Ist die benötigte Information nicht über die vordefinierten Felder abgedeckt, kann die Konfigurationsdatei durch eigene Definitionen erweitert werden. Diese setzen sich aus der Spaltenüberschrift, dem PicaPlus-Feld, den gewünschten Unterfeldern und den eventuellen Trennzeichen zusammen.
Eine ausführliche Beschreibung zur Definition eigener Feldinhalte und der nötigen Syntax finden Sie in der Anleitung WinIBW3: CSV-Datei erstellen. Die Vorgaben für Kategorien und Unterfelder finden Sie im hebis-Erfassungsleitfaden.



Übersicht der vordefinierten Felder

Bezeichnung

Ausgabe in CSV-Datei

Pica3

Ausgabe

Ausgabebezeichnung

4020

DOI

DOI = Digital Object Identifier (Persistent Identifier)

2051

ISBN

IBSN (10-stellig) oder ISBN (13-stellig)

2000

ISMN

ISMN

2020

ISSN

ISSN

2010

Jahr

Erscheinungsdatum, Entstehungsdatum (Sortierform)

1100

Körperschaft

Körperschaften als 2. und weitere geistige Schöpfer, Sonstige und Mitwirkende mit Beziehungskennzeichnung oder Name der Körperschaft (Beziehungskennzeiochnung)

3110

Ort

Ort

4030

Ort+Verlag

Ort : Verlag

Personen

Name 2. und weitere geistige Schöpfer (Personen und Familien), sonstige Personen und Familien und Mitwirkende mit Beziehungskennzeichung aus Expansion (Beziehungskennzeichnung) oder Nachname, Vorname (Beziehungskennzeichnung)

3010

SchöpferK

1. geistiger Schöpfer (Körperschaft) aus Expansion (Beziehungskennzeichnung) oder Name der Körperschaft (Beziehungskennzeiochnung)

3100

SchöpferP

1. geistiger Schöpfer (Person, Familie) aus Expansion oder Nachname, Vorname

3000

Signatur

Signatur(en) in Vorlageform

7100

Titel

Haupttitel

4000

Titel+Zusatz

Haupttitel / Titelzusatz

Titelsort

Haupttitel (Sortierform)

Umfang

Umfangsangabe bzw. Anzahl der physischen Einheiten und spezifischen Materialbenennung

4060

URL

URL = Elektronische Adresse der Online-Ressource  

4085

URN

URN = Uniform Resource Name

2050

Verlag

Verlag

4030



Suchanfrage

Die CSV-Datei basiert auf allen Datensätze einer Kurzanzeige. Diese wird durch eine Suchanfrage in der WinIBW erzeugt.

Für die Definition der Suchanfrage beachten Sie bitte folgende Punkte:

  • So spezifisch wie möglich.
    Alle Datensätze aus der Kurzanzeige werden in die CSV-Datei aufgenommen. Überflüssige Datensätze müssen später per Hand aus der Datei entfernt werden.

  • Kleine Datenmenegen verwenden.
    Je größer die Datenmenge, die verarbeitet werden muss, je länger dauert es, die CSV-Datei zu erstellen. Große Listen können zu langen Wartezeiten und eventuellen Abstürzen der WinIBW führen.
    Bleibt die Konfigurationsdatei unverändert, können mehrere Suchanfragen in einer Datei gespeichert werden, die jeweils einen Teil einer gewünschten Datenmenge (z.B. RVK kombiniert mit Titeln von A-K und L-Z) abbilden.

Informationen zur Suchanfrage finden Sie hier im Praxishandbuch unter Recherche oder ausführlich auf den hebis-Webseiten im Systemhandbuch: Recherche.


Ausgabedatei „winibw.csv“

Ausgegeben wird die CSV-Datei als "winibw.csv". Sie wird automatisch im selben Ordner angelegt, in dem auch die Konfigurationsdatei abgespeichert ist.
Ist die CSV-Datei bereits vorhanden, können die Inhalte überschrieben oder – bei keiner Änderung an der Konfigurationsdatei – angehängt werden.

Das Format CSV kann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden:





Materialien zur CSV-Funktion


Weiterfführende Materialien


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