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Regelwerke

Das Arbeiten an Normdatensätzen der GND geschieht allein in ILTIS. Das System ähnelt dem CBS von hebis, hat aber andere Datenbestände und diese sind auch anders indexiert. Der Umgang mit ILTIS wird im WinIBW-Handbuch der DNB beschrieben, die Indexierung von ILTIS im ILTIS-Handbuch.

Neben diesen Regeln für die Technik, unterliegen die Inhalte der DNB anderen Regelwerken. Hierzu gehören primär Resource Description & Access (RDA) und die Regeln für die Schlagwortkatalogisierung (RSWK). Weitere Informationen, Erfassungshilfen und den Erfassungsleitfaden für die einzelnen Datenbankfelder finden sich auf der Informationsseite zur GND. Für die Arbeit mit RDA im DACH-Raum gibt es zusätzlich einige Arbeitshilfen.

Die hebis-Verbundzentrale stellt für die Arbeit an Normdatensätzen im Katalogisierungshandbuch das Kapitel Normdaten zur Verfügung. Desweiteren gibt es als Gedächtnisstütze die Auf einen Blick-Dokumente, in denen die wichtigsten Felder und GND-Codes für Beziehungen in Normdatensätzen zusammengestellt sind.

Erstellen neuer Normdatensätze

Nachdem man sich in ILTIS eingewählt hat, kann man durch den Kommandozeilenbefehl e n eine leere Eingabemaske für Normdaten aufrufen. Möchte man eine für den Satztyp vorgefertigte Maske verwenden, findet man diese im Menü GND-Funktionen.

WinIBW mit Tp-Erfassungsmaske

Wird ein neuer Normdatensatz für die Sacherschließung erstellt (Feld 011 enthält s), muss eine Mailbox an die Verbundzentrale eingetragen werden, damit diese den Satz formal überprüft auf Level 1 hebt (Vier-Augen-Prinzip). Die hebis-VZ adressiert man in der Mailbox mit dem International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL) DE-603.


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Bearbeiten vorhandener Normdatensätze

Um einen Normdatensatz zu bearbeiten, wird er in der Vollanzeige aufgerufen. Über die Schaltfläche Bearbeiten oder das Kommando k (für: korrigieren) wechselt man in den Editiermodus. Abhängig von den Berechtiungen der Kennung, mit der man sich in ILTIS angemeldet hat, können einige oder sogar alle Felder des Datensatzes nicht bearbeitet werden; sie sind durch die rote Schriftfarbe erkennbar. Generell muss darauf geachtet werden, dass laut GND-Redaktionsanleitung bei allen Tätigkeiten, die nicht in der Bibliothek durchgeführt werden können oder bei denen andere Redaktionen einbezogen werden müssen (Aufspaltungen, Umlegenkung etc.), die hebis-VZ im Vorfeld per Mailbox kontaktiert werden muss.

Hilfsmittel

Für die Arbeit an Normdate bietet die WinIBW verschiedene Hilfsmittel.

Tabellen

Mit der Tastenkombination Strg + T können Tabellen mit möglichen Feldinhalten aufgerufen werden. Diese Funktion steht bei Normdaten für die Felder 043 (Ländercode nach ISO 3166), 380 (Form des Werks) und 382 (Besetzung) zur Verfügung. Die Tabellen der beiden letzteren Felder sind nur für die Verwendung bei Werken der Musik (Feld 008 enthält wim) eingerichtet.

Mailbox

Mailboxen sind das zentrale Kommunikationsmittel innerhalb der GND. Um ihre Erstellung komfortabler zu gestalten, gibt es im Menü GND-Funktionen die Möglichkeit, sich in einem Normdatensatz im Editiermodus das Gerüst einer Mailbox erstellen zu lassen. Es müssen dann nur noch die Adressaten und der eigentliche Mailboxtext eingetragen werden.

Bei der ersten Verwendung der Funktion muss zuerst die eigene Absenderkennung (ISIL) eingetragen werden. Den ISIL kann man über die Deutsche ISIL-Agentur und Sigelstelle herausfinden.

GND-Verknüpfungen suchen/einfügen

Normdatensätze werden über die 5XX-Felder (500, 510, 511, 530, 550 oder 551, vgl. GND-Erfassungsleitfaden) miteinander verknüpft. Um das zu erleichtern, gibt es im Menü GND-Funktionen die Funktionen GND-Verknüpfung suchen und GND-Verknüpfung einfügen. Soll ein Normdatensatz mit einem anderen verknüpft werden, ruft man ihn im Editiermodus auf und trägt im passenden 5XX-Feld den Namen des GND-Normdatensatzes ein, mit dem verknüpft werden soll.

Durch das Aufrufen von GND-Verknüpfung suchen wird zuerst überprüft, ob ein passender GND-Code für Beziehungen eingetragen wurde. Ist das nicht der Fall, werden die für das Feld zugelassenen Codes zur Auswahl angezeigt. Dies kann bei einer großen Anzahl möglicher Codes auf mehreren Seiten geschehen. Da man nicht zurückblättern kann, muss man die Relationierung abbrechen, falls man den gewünschten Code überblättert hat. Wenn der gewünschte GND-Code für Beziehungen ausgewählt ist, wird nach zu dem Feld passenden Normdatensätzen gesucht. Es öffnet sich automatisch ein neues Fenster mit dem Ergebnis der Suche. Falls mehrere passende Datensätze gefunden werden, erscheint eine Trefferliste in der Kurzanzeige.

Hat man einen Datensatz zur Verknüpfung ausgewählt, öffnet man ihn in der Vollanzeige und ruft die Funktion GND-Verknüpfung einfügen auf. Damit ist die Verknüpfung hergestellt.



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