Vorbereitung

Um das Programm nutzen zu können, muss zuerst die Werkzeugleiste Sacherschließung eingeblendet werden. Hierzu klickt man im Menü Optionen auf Werkzeugleiste anpassen. Dort hakt man im Menü Funktionsleisten die Sacherschließung an.

Um einen Titeldatensatz sachlich zu erschließen, muss der Datensatz in der Vollanzeige sichtbar sein. Nach einem Klick auf Titel übernehmen öffnet sich die Fenster des Beschlagwortungsprogramms.

Früher wurde auch die Regensburger Verbundklassifikation (RVK) mit dem Beschlagwortungsprogramm vergeben. Diese Funktionalität wird aber mittlerweile durch das hebis-Sacherschließungstool (hebis-SET) abgedeckt. Trotzdem verfügt das Beschlagwortungsprogramm neben dem Bildschirm für die Verknüpfung des Titeldatensatzes mit GND-Normdatensätzen (nach den Regeln für die Schlagwortkatalogisierung (RSWK) Funktionalität für RSWK genannt) noch über einen speziellen Bildschirm für die RVK-Vergabe (Funktionalität für RVK). Im Menü Ansicht kann man auswählen, welcher Bildschirm angezeigt werden soll. Damit beim Öffnen des Beschlagwortungsprogramms automatisch die Ansicht für die Vergabe von GND-Schlagworten angezeigt wird, wählt man im Menü Einstellungen den Einstellungsdialog und legt die gewünschte Funktionalität fest.

Fremddatenübernahme

Für die Fremddatenübernahme gibt es das Menü Fremdleistungen. Hier kann per Broadcast Search, ZACK Gateway und in anderen Auflagen/Ausgaben im CBS gesucht werden.

Broadcast Search

Um die Broadcast Search bei einem Titel für die Sacherschließung nutzen zu können, muss er zuvor in das Beschlagwortungsprogramm übernommen und die Broadcast Search in dieser WinIBW-Sitzung einmal verwendet worden sein. Letzteres ist nötig, um für die laufende WinIBW-Sitzung festzulegen, in welchen externen Datenbanken vom System recherchiert werden soll. Eine solche Suche nach Fremddaten wird entweder über das Menü Fremdleistungen im Beschlagwortungsprogramm oder über die Schaltfläche Fremdleistung suchen in der Werkzeugleiste Sacherschließung der WinIBW gestartet.

In dem sich neu öffnenden Ergebnisfenster wählt man erst die Datenbank und dann den Titel aus, dessen GND-Daten man übernehmen will. Es kann nur die komplette Sacherschließung eines Titeldatensatzes übernommen werden. Unerwünschte Verknüpfungen zur GND müssen nachträglich im Beschlagwortungsprogramm entfernt werden.

ZACK Gateway

Nachdem ein Titel in das Beschlagwortungsprogramm übernommen wurde, kann man in dem Programm über das Menü Fremdleistungen die Recherche über das ZACK Gateway starten. Es muss pro WinIBW-Sitzung beim ersten Start der Suche ausgewählt werden, welche Datenbanken abgefragt werden sollen. Durch Klick auf Erneut suchen wird dann die gewünschte Suche ausgeführt. Auf diese Weise kann man auch die Suchanfrage verändern, indem man beispielsweise statt nach der ISBN nach dem Titel oder einem Titelstichwort sucht.

Die Farben, in denen die Verbund-Akronyme geschrieben sind, verraten etwas über den Status der Fremddatenabfrage:

• Blau: Ausgewählter Reiter
• Grün: Fremdleistungen gefunden
• Rot: Fremdleistungen nicht gefunden
• Schwarz: Noch keine Antwort

Wird aus einer Datenbank eine Trefferliste zurückgemeldet, kann nur ein Titel übernommen werden und man muss entsprechend auswählen. Hierzu wird auf die Nummer in der Trefferliste (oben lila umrandet) und dann auf Fremdleistungen übernehmen geklickt. Es werden alle Fremdleistungen des gewählten Katalogisats übernommen. Unerwünschte Erschließungen müssen händisch im Beschlagwortungsprogramm wieder entfernt werden.

Andere Auflagen/Ausgaben im CBS

Um die Erschließung aus vorangegangenen Auflagen eines Titels im hebis-CBS zu übernehmen (z. B. bei einer Neuauflage), wird im Beschlagwortungsprogramm im Menü Fremdleistungen auf suche andere Auflagen bzw. Ausgaben im CBS geklickt. Die WinIBW führt dann eine Suche nach dem Einheitssachtitel aus.

Aus dem Trefferset wird die passende Aufnahme einer Vorauflage ausgewählt, in der Vollanzeige geöffnet und dann in der Werkzeugleiste Sacherschließung der Button Fremdleistung übernehmen betätigt, um die Sacherschließung des Titels ins Beschlagwortungsprogramm zu übernehmen.

Freie Schlagwortvergabe

Bei der freien Vergabe von Schlagworten kann zwischen den allgemeinen Sachschlagworten einerseits und den Formangaben bzw. Form- und Zeitschlagworten andererseits unterschieden werden. Für die letztere Gruppe stellt das Beschlagwortungsprogramm spezielle Funktionen zur Verfügung.

Sachschlagworte

Wenn keine Erschließungsdaten aus anderen Quellen übernommen werden, kann man Schlagwörter im CBS recherchieren (oder per Kommandozeile im Beschlagwortungsprogramm, s. u.). Durch das Voranstellen der Zeichenkette rec n; vor die eigenteliche Suchanfrage werden nur Normdatensätze gefunden. Ein passender Normdatensatz, der in der Detailansicht angezeigt wird, kann durch einen Klick auf Schlagwort übernehmen in der Werkzeugleiste Sacherschließung in das Beschlagwortungsprogramm übernommen werden.

Hinweissätze (005 Ts1e) können nicht direkt für die Erschließung genutzt werden. Betätigt man bei ihnen die Schaltfläche Schlagwort übernhemen, weist ein Pop-up darauf hin, dass nur die zu verknüpfenden Schlagwörter im Hinweissatz übernommen werden können.

Form- und Zeitschlagwörter

Formschlagwörter bei RAK- bzw. Formangaben bei RDA-Titelaufnahmen werden über das Beschlagwortungsprogramm aus einer Dropdown-Liste vergeben. Für die ggf. erwünschte Vergabe von Datum und Ort stellt das Programm nötige Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Dabei muss darauf geachtet werden, den Ort immer mit dem bevorzugten Namen laut GND einzutragen, da ansonsten die Eingabe verweigert wird.

Zeitschlagwörter können auch über das Beschlagwortungsprogramm vergeben werden. Hat man eines ausgewählt, erscheint es im Dropdown-Feld und man kann die gewünschte Jahreszahl eintragen. Will man einen Begriff, der als Zeit- und als Sachschlagwort verwendet werden kann, als letzteres vergeben, muss man den Begriff wie andere Sachschlagworte auch im CBS recherchieren und dann auf Schlagwort übernehmen klicken.

Hilfsmittel

Das Beschlagwortungsprogramm bietet zwei Hilfsmittel, um die Arbeit mit ihm noch effizienter zu machen. Dabei sind beide miteinander verwoben, denn die Vorschlagsliste speist sich aus den Normdatensätzen, die über die Kommandozeile gefunden wurdenn.

Kommandozeile

Die Kommandozeile im Beschlagwortungsprogramm ersetzt die Kommandozeile der WinIBW, indem man über sie nach den gewünschten Schlagworten suchen kann ohne das Fenster des Beschlagwortungsprogramms verlassen zu müssen. Sie kann im Menü Einstellungen über den Einstellungsdialog an- und abgeschaltet werden. Über das Dropdown-Menü an der linken Seite der Kommandozeile wird die Art der Suchanfrage modifiziert, über das an der rechten wird die Suchanfrage auf einen bestimmten Satztyp eingeschränkt. Gefundene Normdatensätze werden in ihrer Detailansicht in einem Fenster in der rechten oberen Ecke in grüner Schrift angezeigt, damit man für Details über den Normdatensatz nicht zusätzlich in der WinIBW recherchieren muss. Diese Ansicht kann auch für bereits vergebene Sachschlagworte durch einen Doppelklick auf sie aufgerufen werden.

Vorschlagsliste

Die Vorschlagsliste speichert im Hintergrund die Normdatensätze, welche per Kommandozeile gefunden werden. Bei der Eingabe neuer Suchanfragen in die Kommandozeile werden die zur eingegebenen Zeichenkette passenden Normdatensätze aus der Vorschlagsliste angezeigt und können ausgewählt werden.

Über das Menü Einstellungen kann man im Einstellungsdialog die Vorschlagsliste bearbeiten. Dies kann nötig werden, wenn nach längerer Benutzung dieser Funktion sehr viele selten genutzte Schlagwörter in der Vorschlagsliste erscheinen. Es können alle Einträge markiert werden, die weniger als eine frei wählbare Zahl von Vergaben verwendet wurden. So ist es im folgenden Bild möglich, alle Einträge zu markieren, die weniger als zwei Mal vergeben wurden, und die ausgewählten Einträge zu löschen.