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HeBIS stellt den Bibliotheken der hessischen Verbundregion ein System zur elektronischen Aufgabe und Bearbeitung von Fernleihen zur Verfügung, mit dem der Leihverkehr komfortabel über das Internet verwaltet werden kann.

Vorteile der Online-Fernleihe

  • Bestellungen werden im Anschluss an eine Recherche im HeBIS-Portal über eine leicht zu bedienende Web-Oberfläche eingegeben und verwaltet.
  • Durch die automatisierte individuelle Leitwegsteuerung werden Bearbeitungszeiten minimiert und die durchschnittliche Lieferzeit deutlich verkürzt.
  • Hohe Transparenz, da die einzelnen Bearbeitungsvorgänge online dokumentiert werden und der Status der Bestellungen jederzeit von den Bibliotheksmitarbeitern kontrolliert werden kann.
  • Verantwortlich für Betrieb und Wartung des Fernleihsystems ist HeBIS, so dass in den Bibliotheken selbst kein technisches Know How nötig ist.

Voraussetzungen und Zulassung zur Online-Fernleihe:

  •  Bibliotheken benötigen für die Teilnahme an der Online-Fernleihe ein ISIL / Bibliothekssigel. Dieses kann online auf der folgenden Seite bei der Sigelstelle beantragt werden
  • Die Bibliothek muss zum Leihverkehr zugelassen sein. Die Zulassung kann bei HeBIS schriftlich beantragt werden, das ausgefüllte Antragsformular bitte auf dem Postweg unterschrieben an HeBIS schicken.
  • An technischen Voraussetzungen muss in der Bibliothek lediglich ein Internet-Zugang, ein möglichst aktueller Internetbrowser sowie eine aktuelle Version des kostenlos erhältlichen Acrobat Readers von Adobe vorhanden sein
  • Die Bibliothek erhält von HeBIS eine Fernleihkennung sowie ein Fernleihpasswort, über das die Aufgabe von Bestellungen und der spätere Aufruf der Daten erfolgt.

Eine HeBIS-Verbundteilnahme ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Online-Fernleihe.
Die Bibliotheken nehmen mit der Teilnahme an der Online-Fernleihe automatisch auch am Abrechnungsverfahren der Verbünde gemäß der §19 LVO (Leihverkehrsordnung) teil.

Weitere Informationen zur HeBIS-Fernleihe finden Sie im KID unter "FAQs" und auf unserer Webseite "Fernleihe - wie geht's?".

Datenbasis

Für Recherche und Bestellung nutzen Sie das HeBIS-Portal.

Authentifizierung/Login

Es ist sinnvoll, sich vor einer Recherche im HeBIS-Portal einzuloggen. Dazu wählen Sie im Anmeldebildschirm als "Heimatbibliothek" den Eintrag "Zugang für Fachpersonal" aus und tragen Ihre Fernleihkennung sowie Ihr Passwort ein. Führende Nullen können Sie weglassen.

Die Anmeldung können Sie natürlich auch nach einer Recherche noch nachholen. Wenn Sie bereits Nachweise über den Button "Bestellung" ermittelt haben und Sie sind noch nicht angemeldet, wird Ihnen das angezeigt und Sie werden direkt per Button zum Login geführt. Klicken Sie nachher einfach noch einmal auf "Trefferliste", um mit dem vorherigen Suchergebnis weiterzuarbeiten.

Recherche

Mit Hilfe der Standard-Suchzeile recherchieren Sie gleichzeitig im HeBIS-Verbundkatalog, den Teilkatalogen inklusive der Hessischen Bibliographie und in HeBIS-Retro (Digitalisierte Zettelkataloge mit Titeln vor 1986). In der erweiterten Profi-Suche können Sie Ihre Recherche genauer differenzieren, außerdem können Sie "Andere deutsche Bibliotheken und Verbünde" ankreuzen und gleichzeitig mit absuchen.

Für Fernleihbestellungen bietet es sich an, gleich in der erweiterten Recherche auch die anderen Bibliotheksverbünde mit zu berücksichtigen.

Besitznachweise finden

Falls Sie nur Bestandsnachweise ermitteln möchten, klicken Sie beim ausgewählten Treffer auf "Bestellung". Im nachfolgenden Fenster gibt es einen Button "Wer hat es?", der Ihnen zeigt, wo das Gesuchte überall gefunden wurde. Innerhalb des HeBIS-Verbundes können Sie sogar sehen, welche Bestände vor Ort verfügbar sind und welche ausgeliehen sind.

Bestellung aufgeben

Das HeBIS-Portal ermöglicht sowohl Bestellungen im HeBIS-Verbund als auch in allen Partnerverbünden (verbundübergreifende Fernleihe). Hinter fast jedem Eintrag in der Trefferliste finden Sie einen Button namens "Bestellung" oder "Volltext". Bei übergeordneten Titeln wie Aufnahmen von Schriftenreihen oder Gesamtheiten zu mehrbändigen Werken klicken Sie auf "Band". Sie bekommen die einzelnen Bände angezeigt und können diese ebenfalls bestellen. Allerdings funktioniert die Navigation und Bestellung mehrbändiger Werke über das HeBIS Portal nur mit Treffern aus dem HeBIS-Verbund. Für die anderen Bibliotheksverbünde  konnte diese Funktion noch nicht realisiert werden.

Der Button "Volltext" signalisiert, dass es sich um ein Online-Dokument handelt. Im folgenden Fenster wird Ihnen dann statt eines Bestellknopfes eine Internetadresse angezeigt. Je nach Lizenzbestimmungen können Sie das Dokument von hier aus evtl. gleich online einsehen.

Nach dem Klick auf den Button "Bestellung" wird Ihnen ein Formular angeboten, in das Sie im Prinzip nur noch Ihr Fernleihpasswort eingeben müssen. Natürlich sollten Sie noch einmal einen kontrollierenden Blick auf die Bestelldaten werfen, vor allem bei mehrbändigen Werken. Ihre lokale Bestellnummer können Sie im Feld "Bemerkungen" eintragen.

Bei Zeitschriftenaufsätzen werden Sie vorher noch nach dem gewünschten Jahrgang und dem Band gefragt.

Hinweise:
Prinzipiell können Sie Treffer aus jedem Verbundkatalog auswählen. Zur Zeit funktioniert der Abgleich auf identische Treffer in anderen Verbünden jedoch nur zuverlässig, wenn der Titel eine eindeutige ISBN hat oder es sich um eine Zeitschrift handelt. Das bedeutet, dass bei fehlender ISBN zur Zeit noch kein weiterer Bestand in anderen Verbünden ermittelt werden kann. Wenn Sie einen Treffer im HeBIS-Verbund erzielen, benutzen Sie möglichst diesen zur Bestellung. Für Altbestand vor 1986 berücksichtigen Sie bitte auch die Ergebnisse in HeBIS-Retro.

Häufig gilt eine ISBN für mehrere Auflagen. Falls das in Ihrer Bestellung der Fall ist, achten Sie bitte genau darauf, welche Auflage ins Bestellformular übernommen wird und korrigieren Sie, wenn nötig, die Angaben.

Wenn die Bestellung über das HeBIS-Portal gelingt, wird Ihnen eine A-Nummer (Fernleihbestellnummer) mitgeteilt. Sie taucht dann sofort in der Liste Ihrer Bestellungen in den Benutzerdaten auf, wo Sie auch den Bearbeitungsstatus Ihrer Bestellungen einsehen können.

Wenn die Bestellung nicht gelingt, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Bestellungen, die über die Verbundgrenzen hinausgehen sollen, können noch nicht alle über das HeBIS-Portal abgewickelt werden. Titel, die in HeBIS-Bibliotheken vorhanden sind, können i.d.R. online bestellt werden. Dies gilt für Zeitschriften (online u. print) sowie gedruckte Bücher.

Folgende Materialien können nicht über die Fernleihe geliefert werden:

  • E-Books
  • Materialien, die in der eigenen Bibliothek vorhanden sind
  • Alte und schutzwürdige Literatur
    Darunter fallen Bücher, die vor 1800 erschienen sind, oder besonders seltene Bestände. In der Regel können jedoch Fotoreproduktionen oder Mikrokopien davon bestellt werden.
  • Hobby- und Freizeitliteratur, neuere Reiseführer
  • Bachelor-, Master-, und Examensarbeiten (früher Diplom - bzw. Magisterarbeiten)
  • Literatur, die im Buchhandel zu einem Preis unter 15 € erhältlich ist
  • Nachschlagewerke und Loseblattsammlungen
  • Zeitungsbände und andere großformatige Werke
  • Neuerscheinungen

Formular für konventionelle Fernleihbestellungen

Seit Inkrafttreten der neuen Leihverkehrsordnung können Sie Fernleihbestellungen auch auf einem normalen Blatt Papier verschicken. Sie können hierzu unseren konventionellen Leihschein verwenden.

Der Leitweg wird von Ihnen ermittelt und mitsamt Signaturen der besitzenden Bibliotheken in das entsprechende Feld eingetragen:

  • Tragen Sie in dem Kästchen die Bibliotheken (mit Signatur) in der Reihenfolge ein, in der sie angegangen werden sollen.
  • Nennen Sie im folgenden Feld "Bibliographischer Nachweis" die Datenbank, in der Sie den Besitznachweis gefunden haben.

Anschließend schicken Sie den Leihschein mit den vollständigen Angaben an die erste Bibliothek im Leitweg.

Vorrangiges Bestellprinzip im Fernleihverkehr ist jedoch die Online-Bestellung. Eine konventionelle Fernleihbestellung sollte nur in Ausnahmefällen verschickt werden; beispielsweise wenn der Titel in keinem Online-Katalog nachgewiesen ist. 

Negative Rückläufe

Sollte Ihr Bestellung negativ verlaufen sein haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

  • Falls Sie weitere Nachweise in anderen Verbünden gefunden haben, ihnen aber keine Bestellmöglichkeit im Portal angeboten wird schicken Sie bitte eine konventionelle Bestellung an die besitzenden Bibliotheken. Sie können dafür auch Ihre Bestellung aus den Benutzerdaten ausdrucken und um evtl. fehlende Angaben (wie den Leitweg) ergänzen.
  • bei ausgeliehene Medien, können Sie in der Bibliothek, in der das Buch verliehen ist, um Vormerkung bitten. Den Vormerkungswunsch können sie vorerst nur konventionell per e-mail an die betreffende Bibliothek schicken Hierbei bitte auch die Bestellnummer des negativen Bestellversuchs angeben. Ein erneuter Bestellversuch bei ausgeliehenen Medien lohnt sich, wenn Sie die Bestellung nach einer gewissen Zeit neu aufgeben.

Benutzerdaten

Alle online aufgegebenen Bestellungen werden in Ihren "Benutzerdaten" gesammelt. Nach dem Klick auf den entsprechenden Button im HeBIS-Portal erhalten Sie eine Übersicht über die im Portal gespeicherten Sitzungsdaten. Diese sind jedoch für Fernleihzwecke nicht von Interesse. Ganz unten finden Sie einen Eintrag "Ihre Daten im Fernleihsystem". Wenn Sie dort Ihr Fernleihpasswort eintragen, erhalten Sie eine Liste aller Online-Fernleihbestellungen. Klicken Sie auf die jeweilige Bestellung, die Sie sich im Detail ansehen möchten. Am unteren Ende der Detailansicht können Sie sehen, in welcher Bibliothek bzw. in welchem Partnerverbund Ihre Bestellung mit welchem Resultat bearbeitet wurde.

Weiterhin finden Sie in diesen Nutzerdaten die im Fernleihsystem gespeicherte Adresse, Sie können Ihr Passwort ändern und Ihren Kontostand einsehen.

Hinweis:
Der in den Benutzerdaten angezeigte Kontostand hat nichts mit den evtl. auf Sie zukommenden Kosten für positiv erledigte Bestellungen zu tun. Da Sie an das HeBIS-Zentralsystem kein Geld für die Nutzung der Online-Fernleihe zahlen, sind hier nur fiktive Werte eingetragen, die nicht als Grundlage für Zahlungen dienen. Sie erhalten als Bibliothek automatisch ein mit 9999 Euro gefülltes Fernleihkonto, wenn Sie Ihre Kennung beantragen. Nur mit einem gefüllten Fernleihkonto erlaubt das HeBIS-Fernleihsystem überhaupt Bestellungen. Für die tatsächlich anfallenden Kosten erhalten Sie von der Verbundzentrale einmal jährlich eine Rechnung, die im Juli verschickt wird.

Leihfristen

Nachfolgend genannte Bibliotheken aus dem HeBIS-Verbund haben folgende Regelung bezüglich der Leihfristen im Fernleihverkehr getroffen:

Medien werden für 4 Wochen über die Fernleihe ausgeliehen und den bestellenden Bibliotheken wird darüberhinaus eine Kulanzfrist von 8 Wochen eingeräumt. Innerhalb dieser Frist werden von den Bibliotheken keine Verlängerungsanträge bearbeitet. Nach Ablauf der Leihfrist von 4 Wochen kann aber jederzeit eine Rückforderung der Medien aufgrund einer Vormerkung erfolgen.

Es handelt sich um folgende Bibliotheken:

  • UB Marburg (4)
  • HLB Wiesbaden (43)
  • ULB Darmstadt (17)
  • UB Gießen (26)
  • ULB Kassel (34)
  • Stadtbibliothek Mainz (36)
  • HLB Fulda (66)
  • UB Mainz (77)
  • Stadtbibliothek Worms (123)
  • Fachhochschulbibliothek Frankfurt (946)
  • Bibliothek des Herder-Instituts Marburg (Mb50)
  • TH Mittelhessen, HB Gießen (974)
  • TH Mittelhessen, HB Friedberg (974/1)
  • Bibliothek der Phil.-Theol. HS St. Georgen (F42)

Mit dieser Regelung können Sie Ihren Benutzern über die Fernleihe ausgeliehene Medien i.d. R. unkompliziert verlängern ohne Rücksprache mit der Lieferbibliothek zu nehmen.

Alle anderen Bibliotheken verleihen ihre Medien nach §17 der Leihverkehrsordnung  i.d. R. für  4 Wochen ohne die Zeit für Hin- und Rücksendung. In besonderen Fällen werden auch kürzere Leihfristen festgesetzt.  Eine entsprechende Verlängerung ist rechtzeitig zu beantragen.



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