Kollektion anlegen

Tab Local Collections auswählen, dann Add a New Collection anklicken und das sich öffnende Formular ausfüllen und abschicken. Die Collection ID ist frei wählbar. Beispiel für ein ausgefülltes Formular:



Nach dem Speichern öffnet sich die Liste Ihrer Local Collections inkl. der neuen Kollektion:



Außer den Kollektionen, die man selbst angelegt hat, enthält die Liste jeweils vier Kollektionen, die automatisch aus dem Holdings Management (HLM) heraus erzeugt werden. Siehe hierzu HLM und Local Collections

Local Collections - Frequently Asked Questions (FAQs)

https://connect.ebsco.com/s/article/Local-Collections-Frequently-Asked-Questions?language=en_US

Titellisten als Delimited Text File in eine Local Collection hochladen

  • Tab Local Collections auswählen, bei der Zielkollektion in der Spalte Setup/Maintain Titles auf Go und im nächsten Bildschirm auf Upload Local Titles klicken.
  • Beim Ausfüllen des Upload-Formulars darauf achten, dass die Nummerierung der Spalten in der hochzuladenden Datei/Tabelle korrekt eingetragen ist.

Tipp: Protokolldatei zuschicken lassen
In EBSCOadmin werden die Uploads grundsätzlich mit einer Erfolgsmeldung quittiert. Dennoch können verschiedene Fehler und Probleme aufgetreten sein. Deshalb empfiehlt es sich, im Upload-Formular im Feld Notify via E-mail upon Completion seine Mail-Adresse einzutragen. Man bekommt dann wenige Minuten nach dem Upload ein Protokoll zugeschickt, das im Fall von Problemen hilfreiche Fehlermeldungen enthält.


Fehlerquellen

Mehr als eine ISSN/ISBN pro Zeile und Spalte

Fehlermeldung im Upload-Protokoll (zum Beisiel): 1 "13598562;18733581" Chemie und Pharmazie IGNORED:Title not found in EBSCOadmin database

Mehr als eine ISSN pro Zeile und Spalte kommt z.B. bei EZB-Teilexporten vor (s.a. Manualles Upload von EZB-Titellisten). Um den Fehler zu umgehen, muss man die Exportdatei vor dem Upload überarbeiten, z.B. in dem man in Excel die betreffende Spalte trennt.

Tipp zur Vorgehensweise:

  • Am besten die Spalte mit den ISSNs an das rechte Ende der Excel-Tabelle setzen. Dann die gesamte Spalte markieren und im Tab Daten die Funktion Text in Spalten anwählen.
  • Dann den Dateityp Getrennt anklicken, im nächsten Fenster Semikolon anhaken und fertigstellen. Alle weiteren ISSNs werden dann in den nächsten Spalten ausgeworfen.


Zeichensatzprobleme

Fehlermeldung im Upload-Protokoll: Could not determine encoding from file.

Beim Upoad muss berücksichtigt werden, welche Codierung bzw. welchen Zeichensatz die Upload-Datei hat. Wenn man das Feld File Encoding des Upload-Formulars frei lässt, nimmt EBSCOadmin als Default UTF8 an. Hat die eigene Datei eine andere Codierung, muss das im Feld File Encoding angegeben werden.

Eine Liste der von EBSCO unterstützten Codierungen findet man unter What is the "Field Encoding" field when I upload a Local Collection in EBSCOadmin?. In der Spalte Name steht die Bezeichnung, die im Upload-Formular in das Feld File Encoding einzutragen ist.

Tipp: Datei vor dem Upload im UTF8-Format abspeichern
Die beschriebenen Zeichensatzprobleme und die Angaben zum File Encoding können vermieden werden, indem man seine Datei vor dem Upload bei Bedarf in einen möglichst einfachen Editor lädt und im UTF8-Format abspeichert.


Probleme mit Jahresangaben

Fehlermeldung im Upload-Protokoll: FAILED:Invalid FromDate

Diese Fehlermeldung kommt vor, wenn das Titelfeld der hochzuladenden Datei eine Jahresangabe enthält (z.B. Philosophical Transactions [of the Royal Society] (1683 - 1775)). Sie kann behoben werden, indem man die Jahresangabe vor dem Upload aus dem Titelfeld entfernt (Philosophical Transactions [of the Royal Society]).


Warum das Upload manchmal trotzdem nicht funktioniert

Obwohl die Datei richtig nachbearbeitet wurde, kann es immer noch Probleme geben, wenn sie zu umfangreich ist. Dann hilft es, sie als Zip-Datei abzuspeichern und wie oben beschrieben hochzuladen.



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