Das Verfahren

Bevor Sie mit dem Abliefern von elektronischen Pflichtexemplaren beginnen können, müssen Sie sich einmalig als abliefernder Verlag registrieren. Die Registrierung erfolgt auf unserem E-Pflicht-Portal, wo Sie durch alle erforderlichen Schritte geleitet werden. Zwischen den Schritten erhalten Sie Email-Nachrichten mit weiteren Anweisungen. Sollten Sie trotz Ankündigung keine Email erhalten, stellen Sie sicher, dass diese nicht als Spam ausgesondert wurde. Registrieren können sich alle in Hessen ansässigen und zur Pflichtabgabe verpflichteten Verlage. Vertriebe können sich registrieren, wenn sie von hessischen Verlagen mit der Pflichtablieferung von deren Verlagsproduktion beauftragt wurden.

Der Ablauf

  1. Starten Sie das E-Pflicht-Portal https://epflicht-hessen.hebis.de. Wählen Sie anschließend in der linken Navigationsleiste durch Anklicken des Namens die für Sie zuständige Pflichtbibliothek aus.
  2. Klicken Sie im Folgebildschirm oben links auf „Ablieferung“.
  3. Wählen Sie auf der Verlagsseite „Registrieren“ aus.
  4. Füllen Sie das Formular zum Anlegen eines Accounts aus. Legen Sie einen Anmeldenamen und ein Passwort fest.
  5. Sie erhalten eine automatisch verschickte Bestätigungsmail. Klicken Sie den darin enthaltenen Link an, der Sie zur Vervollständigung Ihrer Verlagsdaten wieder auf das E-Pflicht-Portal führt.
  6. Wählen Sie die Option, dass Sie einen Verlag registrieren (Vertriebe: s.u.).
  7. Melden Sie sich mit mit Ihren festgelegten Daten (Anmeldenamen und Passwort) an.
  8. Vervollständigen Sie Ihre Verlagsdaten im vorgegebenen Formular.
  9. Warten Sie auf die Prüfung und Freigabe Ihres Verlages durch die zuständige Pflichtbibliothek. Die Freigabe wird Ihnen durch eine E-Mail bestätigt. Danach können Sie mit dem Abliefern beginnen.

Ablaufvariante für Vertriebe

  1. Starten Sie das E-Pflicht-Portal https://epflicht-hessen.hebis.de. Wählen Sie anschließend in der linken Navigationsleiste durch Anklicken des Namens die für Sie zuständige Pflichtbibliothek aus.
  2. Klicken Sie im Folgebildschirm oben links auf „Ablieferung“.
  3. Wählen Sie auf der Verlagsseite „Registrieren“ aus.
  4. Wählen Sie die Option, dass Sie einen Vertrieb registrieren.
  5. Melden Sie sich mit mit Ihren festgelegten Daten (Anmeldenamen und Passwort) an.
  6. Vervollständigen Sie Ihre Vertriebsdaten im vorgegebenen Formular.
  7. Warten Sie auf die Prüfung und Freigabe Ihres Vertriebes durch die zuständige Pflichtbibliothek. Die Freigabe wird Ihnen durch eine E-Mail bestätigt.
  8. Legen Sie nacheinander die Accounts für sämtliche Verlage an, deren Ablieferung Sie übernehmen werden.
  9. Warten Sie auf die Prüfung und Freigabe der Verlage durch die zuständige Pflichtbibliothek. Die Freigabe wird Ihnen durch eine E-Mail bestätigt.


HINWEIS

Wenn Sie als Vertrieb für mehrere hessische Verlage abliefern möchten, die unterschiedlichen Pflichtbibliotheken zugeordnet sind, müssen Sie sich bei allen zuständigen Bibliotheken jeweils separat registrieren.

 Ausfüllhilfen für die Formulare

Schritt 2

Legen Sie einen Anmeldenamen und ein Passwort fest. Beachten Sie dabei die Vorgaben zur möglichen Länge und zu den verwendbaren Zeichen. Der Anmeldename sollte möglichst eine Kurzform  des  offiziellen Verlagsnamens sein (den genauen Verlagsnamen geben Sie in einem späteren Schritt an). Merken Sie sich den Anmeldenamen und das Passwort, denn beide benötigen Sie für alle künftigen Aktionen auf dem E-Pflicht-Portal. Geben Sie Ihren Namen sowie Ihre Emailadresse ein und bestätigen Sie durch das Anhaken bei "Nutzungsbedingungen", dass Sie zur Ablieferung berechtigt sind.

Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Das System legt nun einen Account für Ihren Verlag an.

Schritt 6

Erfassen Sie sämtliche Angaben zu Ihrem Verlag. Alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind obligatorisch zu belegen. 

Geben Sie den vollständigen Namen Ihres Verlages an sowie den Hauptsitz.

Im Feld E-Mail-Adresse können Sie eine weitere E-Mail-Adresse angeben, unter der der Verlag erreicht werden kann, ebenso eine Telefon- und Faxnummer.

Erfassen Sie zum Schluss noch die Kontaktdaten des  Ansprechpartners für die Pflichtablieferung in Ihrem Verlag, der bei Rückfragen durch die zuständige Pflichtbibliothek zur Verfügung steht. Das E-Pflicht-Portal trägt hier automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Registrierung vorgenommen hat; diese Angaben können jederzeit geändert werden (z.B. bei einem Personal- oder Zuständigkeitswechsel im Verlag).

Wenn der Ansprechpartner nicht am Verlagshauptsitz arbeitet, können Sie für ihn/sie eine abweichende Adresse eintragen. Ebenso möglich ist die Nennung weitere Ansprechpartner (z.B. für spezielle Teile Ihrer Verlagsproduktion).

Beenden Sie die Erfassung Ihrer Verlagsdaten mit einem Klick auf OK.

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