Das Verfahren

Monographische Publikationen (einzelne E-Books oder Veröffentlichungen) können weitestgehend automatisiert über ein sogenanntes Hotfolder-Verfahren abgeliefert werden. Dabei  werden die Dateien der abzuliefernden Publikationen mit Metadaten im ONIX-Format zusammengepackt und über FTP auf den E-Pflicht-Server geladen.

Dieses Ablieferungsverfahren ist besonders geeignet

  • für Verlage, die ein großes Veröffentlichungsvolumen automatisiert abliefern wollen
  • für Verlage, die bereits das Hotfolder-Verfahren der Deutschen Nationalbibliothek nutzen und dort regelmäßig abliefern
  • für Verlage, die über Metadaten im ONIX-Format verfügen bzw. Metadaten im ONIX-Format exportieren können
  • für Verlage, die ihre Neuerscheinungen dem VLB melden
  • für Verlage, die über eine variabel einsetzbare technische Infrastruktur und über technisches Knowhow verfügen
  • für Verlage, die den Ablieferungsprozess für ihre Pflichtpublikationen mit ihrer technischen Infrastruktur automatisiert durchführen wollen

Innerhalb des Hotfolderverfahrens stehen nun zwei unterschiedliche Abgabemöglichkeiten zu Verfügung:

  • Abgabe durch Erstellung von Transferpaketen (speziell formatierte ZIP- oder TAR-Dateien für jede einzelne Publikation)
  • Abgabe von pdf- und epub-Dateien mit aus dem VLB exportierten Metadatendateien

Die beiden unterschiedlichen Abgabemöglichkeiten werden nachfolgend beschrieben.

Der Ablauf

Falls noch nicht erfolgt, registrieren Sie sich als abliefernder Verlag auf unserem E-Pflicht-Portal. Näheres zur Registrierung finden Sie unter Registrierung als Ablieferer. Vertriebe müssen sich selbst und jeden Verlag, für den sie abliefern wollen, registrieren. Der bei der Registrierung auf dem e-Pflicht-Portal gewählte Anmeldename und das Passwort werden auch zur Anmeldung auf dem FTP-Server für den Datentransfer benötigt.

1. Abgabe und Verwendung von Transferpaketen

  • Richten Sie in Ihrem IT-System eine Erzeugungsmöglichkeit von ONIX-Dateien und Transferpakete für die abzuliefernden Publikationen gemäß der Spezifikationen ein. Richten Sie den FTP-File-Transfer ein.

  • Exportieren Sie aus Ihrem IT-System eine abzuliefernde Pflichtpublikation mit zugehörigen Metadaten

  •  Erzeugen Sie aus den exportierten Dateien ein Transferpaket gemäß dem vorgeschriebenen Format. Ein solches Transferpaket enthält die Datei für die Publikation (PDF oder epub) und den zugehörigen Metadatensatz in Form einer Datei im ONIX-Format (ONIX 2.1). Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für weitere Publikationen.

2. Abgabe unter Verwendung von exportierten Metadatendaten aus dem VLB

  • Wählen Sie im VLB die Exemplare aus, deren Metadaten Sie exportieren möchten und speichern Sie die hierdurch entstandenen Metadatendateien im ONIX-Format in einen Ordner (Verzeichnis). Der Name der Datei kann willkürlich gewählt werden, nur die Dateinamenerweiterung muss ".xml" sein.

  • Speichern Sie die zu diesen Metadaten gehörenden PDF- und EPUB-Dateien in das selbe Verzeichnis, in dem Sie auch die Metadatendateien gespeichert haben. Der Dateiname der Dateien muss allein aus der ISBN bestehen und somit beispielsweise wie folgt aussehen: 9780123456789.pdf

Bauen Sie eine Verbindung zum FTP-Server für die E-Pflicht <epflicht-hessen.hebis.de> auf. Sie befinden sich automatisch in dem für Sie angelegten Dateiverzeichnis.

Übertragen Sie die von Ihnen erzeugten Dateien oder Transferpakete auf den FTP-Server.

Die bereitgestellten Transferpakete werden automatisch über Nacht verarbeitet und die Publikationen ins E-Pflicht-Portal eingestellt. Ihr Dateiverzeichnis auf dem FTP-Server ist danach wieder leer.


ONIX-Metadaten

Derzeit akzeptieren wir ausschließlich ONIX-Daten nach Version 2.1 (Version 3.X folgt zu einem späteren Zeitpunkt). Wenn Sie bereits erfolgreich Metadaten im Format ONIX 2.1 an die Deutsche Nationalbibliothek oder an das Verzeichnis lieferbarer Bücher liefern, können Sie diese auch für die Pflichtablieferung in Hessen verwenden.

Wenn Sie die Erzeugung von Metadaten im ONIX 2.1-Format neu einrichten wollen, empfehlen wir Ihnen dazu folgende Hilfen:

Transferpakete

Ein Transferpaket enthält die Netzpublikation und den dazugehörigen Metadatensatz in Form einer ONIX-Datei. Beide werden für die Übertragung in einen Dateicontainer zusammengepackt. Akzeptiert werden die Container-Formate ZIP und TAR. Der Name der Containerdatei kann frei gewählt werden.

Bezüglich des Inhalts der Containerdateien sind die beiden nachfolgend beschriebenen Formate möglich:

Abgabe unter Verwendung einer verlagsintern erzeugten ONIX-Metadatendatei

Innerhalb des Containers muss sich auf der obersten Ebene ein Ordner mit dem Namen „content“ befinden, in dem die Datei der Netzpublikation liegt. Zulässige Dateiformate sind PDF und epub, der Name der Datei ist frei wählbar. Die Lieferung mehrerer Dateien innerhalb des Ordners „content“ (z.B. bei mehrteiligen Monographien) ist derzeit noch nicht möglich. Der Container muss außerdem eine Datei mit dem Namen „catalogue_md.xml“ enthalten, die den Metadatensatz im ONIX-Format beinhaltet.


Abgabe unter Verwendung einer aus dem VLB exportierten ONIX-Metadatendatei

Zur Erzeugung des Dateicontainers wählt man im VLB die Netzpublikationen aus, die abgeliefert werden sollen und exportiert deren Metadaten im ONIX-Format. Nach Speicherung der hierdurch entstandenen Metadatendateien in einem Ordner (Verzeichnis) werden auch die zu diesen Metadaten gehörenden pdf- und epub-Dateien in denselben Ordner gespeichert.

Der Dateinamen der pdf- und epub-Dateien muss hierbei der ISBN entsprechen, beispielsweise so: 9783967405026.pdf

Die Dateinamen der Metadatendateien können beliebig sein, müssen aber die Endung xml haben, wie nachfolgend beispielsweise angegeben

man die zu den den Netzpublwerden die zu den Netzpublikationen gehörenden pdf- oder epub-Dateien zusammen mit einer oder mehremuss sich auf der obersten Ebene ein Ordner mit dem Namen „content“ befinden, in dem die Datei der Netzpublikation liegt. Zulässige Dateiformate sind PDF und epub, der Name der Datei ist frei wählbar. Die Lieferung mehrerer Dateien innerhalb des Ordners „content“ (z.B. bei mehrteiligen Monographien) ist derzeit noch nicht möglich. Der Container muss außerdem eine Datei mit dem Namen „catalogue_md.xml“ enthalten, die den Metadatensatz im ONIX-Format beinhaltet.




Abb. 1: Struktur eines Transferpaketes







Datenübertragung

Die Übertragung der Transferpakete erfolgt per FTP. Der Verbindungsaufbau zum e-Pflicht-FTP-Server erfolgt mit folgenden Parametern:

  • Protokoll: FTP – File Transfer Protocol
  • Name des ftp-Servers: epflicht-hessen.hebis.de
  • Verschlüsselung: Wenn verfügbar, explizites FTP über TLS verenden
  • Verbindungsart: Normal
  • Anmeldename: wie bei Registrierung festgelegt
  • Passwort: wie bei Registrierung festgelegt

Testlieferungen

Auf Nachfrage prüft und verarbeitet die hebis-Verbundzentrale gerne eine Probelieferung Ihres Verlages. Setzen Sie sich bei Bedarf mit einem Ansprechpartner in der für Sie zuständigen Pflichtbibliothek in Verbindung.


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