Das Verfahren

Elektronische Zeitschriftenhefte können einzeln im hessischen E-Pflicht-Portal abgeliefert werden. Bevor Sie jedoch das erste Zeitschriftenheft abliefern können, muss die Zeitschrift  für die Ablieferung gemeldet werden, damit die zuständige Bibliothek wichtige Begleitarbeiten ausführen kann. Für die Titelmeldung der Zeitschrift und für die Heftablieferungen stehen jeweils eigene Formulare auf dem E-Pflicht-Portal bereit.

Dieses Ablieferungsverfahren ist geeignet

  • für Verlage mit wenigen ablieferungspflichtigen Zeitschriften
  • für Verlage, die regelmäßig kleinere Mengen an Zeitschriftenheften abliefern möchten
  • für Verlage, die über keine EDV-Routinen zur automatisierten Erzeugung von Metadaten und von Dateien für einen Hotfolder verfügen
  • für Vereine, Verbände und sonstige Organisationen
  • für Selbstverleger

Bei der Meldung der elektronischen Zeitschrift müssen einige bibliographische Angaben erfasst werden. Die Ablieferung der Hefte erfolgt in jeweils einem eigenen Vorgang; pro Heft muss ein Formular ausgefüllt werden. In dem Formular wird das Heft mit Jahrgang, Heftnummer, Berichtszeit und Erscheinungsdatum genau beschrieben. Das E-Pflicht-Portal ermöglicht einen Überblick über alle von Ihnen abgelieferten Zeitschriften und Zeitschriftenheften.

WICHTIGER HINWEIS

Die Titelmeldung einer neuen Zeitschrift für die Ablieferung erfolgt immer zusammen mit mindestens einem ersten Heft, das hochgeladen wird. Auf Basis dieses ersten Heftes erstellt die zuständige Pflichtbibliothek den Katalognachweis für die Zeitschrift.


Der Ablauf: Zeitschriftentitelmeldung und erste Heftablieferung

  1. Halten Sie das elektronische Zeitschriftenheft, das Sie abliefern möchten, auf Ihrem PC oder auf einem an den PC angeschlossenen Datenträger bereit.
  2. Starten Sie das E-Pflicht-Portal à http://epflicht-hessen.hebis.de. Wählen Sie anschließend in der linken Navigationsleiste durch Anklicken des Namens die für Sie zuständige Pflichtbibliothek aus. Klicken Sie im Folgebildschirm oben links auf „Ablieferung“. Öffnen Sie die Login-Seite und melden Sie sich mit Ihren Registrierungsdaten an.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Verlagsseite die Option „neue Zeitschrift melden“.
  4. Füllen Sie das Formular für die bibliographischen Angaben zur Zeitschrift wie unten beschrieben aus.
  5. Drücken Sie auf den Button „Absenden“.
  6. Kontrollieren Sie auf der folgenden Zusammenfassungs-Seite alle gemachten Angaben noch einmal sorgfältig. Gehen Sie bei Bedarf durch einen Klick auf den Button „Bearbeiten“ zurück und ändern Sie Ihre Eingaben ab.
  7. Wenn alles korrekt ist: Schließen Sie mit einem Klick auf den Button „Bestätigen“ die Zeitschriftenmeldung ab.
  8. Danach erscheint direkt das Formular für die Ablieferung eines Heftes zu der Zeitschrift. Die Liste der Hefte unterhalb des Formulars ist noch leer.
  9. Füllen Sie das Formular mit allen Angaben zum Zeitschriftenheft wie in der Ausfüllhilfe beschrieben aus.
  10. Wählen Sie an der dafür vorgesehenen Stelle im Ablieferungsformular die Datei zu Ihrem elektronischen Zeitschriftenheft aus.
  11. Drücken Sie auf den Button „Absenden“.
  12. Das Heft wird hochgeladen und in der Liste der abgelieferten Hefte angezeigt.
  13. Klicken Sie auf den neben dem Hefteintrag in der Übersichtsliste stehenden Button „Vorgang abschließen“. Danach wird neben dem Heft „Vorgang abgeschlossen“ angezeigt.
  14. Sie können bei Bedarf weitere Hefte anlegen und hochladen. Bitte immer an das Anklicken des Buttons „Vorgang abschließen“ denken!
  15. Wenn Sie keine Hefte mehr hochzuladen haben, wechseln Sie einfach oben im Menü in einen anderen Reiter, z.B. auf Ihre Verlagsseite.


Vorschau

Formular für die Meldung einer neuen Zeitschrift

In diesem Formular erfassen Sie die bibliographischen Daten zur abzuliefernden elektronischen Zeitschrift. Alle Felder, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, müssen Sie ausfüllen. Die übrigen Felder können leer bleiben, wenn es keine Angaben dazu gibt.

Bitte füllen Sie alle Felder sorgfältig und vollständig aus: benutzen Sie keine Abkürzungen  (Ausnahme: Namen oder Begriffe werden in der Publikation abgekürzt verwendet) und achten Sie auf die korrekte Schreibung aller Wörter.

Welche Informationen in den einzelnen Feldern erwartet werden und was dabei zu beachten ist, erklären wir Ihnen in der "Ausfüllhilfe" weiter unten. Grundlage für die Erfassung sollte das Titelblatt eines Heftes sein, ggf. zusätzlich das Impressum.




Ausfüllhilfe für das Formular "Zeitschrift melden"

Verlag*

 

Ihr Verlagsname erscheint automatisch (aus dem Login); Sie müssen nichts eintragen.

Erscheinungsort

 

Ihr hinterlegter Verlagsort erscheint automatisch als Erscheinungsort, Sie müssen nichts eintragen.

Titel der Zeitschrift*

 

Erfassen Sie den Titel der Zeitschrift so wie er auf dem Titelblatt eines Heftes steht.  Titelvarianten wie z.B. einen Kurztitel, Umschlagtitel, einen Paralleltitel in einer anderen Sprache u.a. können Sie bei Bedarf danach und getrennt durch <Punkt Leerzeichen> ebenfalls erfassen. Genauso verfahren Sie mit dem Untertitel.

Beteiligte Organisationen

 

Erfassen Sie möglichst alle an der Zeitschrift beteiligten Organisationen und Einrichtungen (Verbände, Vereine, Ämter, Institute etc.), insbesondere die auf dem Titelblatt genannten. Geben Sie für jede Organisation den vollständigen Namen an sowie die Funktion bei der Publikation. Felder für die Erfassung weiterer Organisationen öffnen Sie durch Klicken auf „Weitere“.

 

Funktion

<Pulldown-Menü>

Welche Funktion übt die Organisation bei der Erstellung der Zeitschrift  aus? Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü die zutreffende aus.

 

Name

Erfassen Sie den vollständigen Namen der Organisation.

Sprache*

<Pulldown-Menü>

Wählen Sie über die Auswahlliste die Sprache der Zeitschrift aus.

Adresse der Netzpublikation (URL)

 

Geben Sie bitte elektronische Adresse (URL) der Zeitschrift auf Ihrem Verlagsserver an.

Erscheint seit

 

Wenn Ihnen die Information vorliegt: notieren Sie bitte, seit wann die Zeitschrift erscheint (Jahresangabe).

Periodizität

<Pulldown-Menü>

Wählen Sie hier aus, in welchem Turnus die Zeitschrift erscheint (monatlich, wöchentlich, unregelmäßig usw.).

ISSN

 

Wenn für die Zeitschrift eine ISSN vergeben wurde, diese hier angeben (nicht: die ISSN einer parallelen Printausgabe!)

Thema*

Wählen Sie aus dem Themenbaum die Begriffe aus, die den Inhalt der Zeitschrift am besten beschreiben. Öffnen Sie den Themenbaum durch Anklicken. Sie können sich durch die Äste klicken, bis Sie das zutreffende Thema gefunden haben oder auch mehrere Themen auswählen. Ein Klick außerhalb des Baumes schließt ihn und übernimmt die ausgewählten Begriffe. Mit dem Button „Aufheben“ können Sie Ihre getroffene Auswahl löschen.

Zugriff auf das Original*

 

Wählen Sie durch Ankreuzen aus, ob die von Ihnen abgelieferte Zeitschrift im Internet frei verfügbar oder nur nach Kauf, Registrierung, Lizenzierung etc. nutzbar ist.

Zugriffsrechte auf das Archivexemplar*

 

Legen Sie fest, wie die von Ihnen abgelieferte Zeitschrift (Archivexemplar) genutzt werden kann:

Option 1: Ohne jegliche Beschränkung von jedermann via Internet

Option 2: Von allen registrierten Benutzern der zuständigen Pflichtbibliothek auf dem Campus und über Einwahl ins Bibliotheksnetz

Option 3: Nur in den Räumen (im Gebäude) der zuständigen Pflichtbibliothek


Ausfüllhilfe für das Formular "Zeitschriftenheft abliefern"

Die Ausfüllhilfe finden Sie auf der Informationsseite zum Webformular für Zeitschriftenhefte.

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