Einleitung und Vorbemerkungen
Die gesetzliche Ablieferungspflicht für elektronische Publikationen an eine regionale Pflichtbibliothek in Hessen gilt auch für periodische Publikationen/Online-Zeitschriften. Ihre besonderen Merkmale sind:
- Sie erscheinen fortlaufend ohne festgelegten Abschluss.
- Sie haben einen über längere Zeit gleichlautenden Titel und eine Zählung.
Darunter fallen beispielsweise Publikationen mit Bezeichnungen wie "Online-Zeitschrift", "E-Journal", "E-Magazin, aber auch elektronische Amtsblätter, Geschäfts- und Jahresberichte[1].
Bei der Ablieferung einer Zeitschrift muss unterschieden werden zwischen:
- der erst- und einmaligen Meldung des Zeitschriftentitels
- den regelmäßigen Lieferungen der dazugehörigen Hefte
Die Meldung des Zeitschriftentitels erfolgt als Beschreibung der gesamten Zeitschrift direkt an die zuständige Pflichtexemplarbibliothek. In welcher Form die Titelmeldung erwartet wird, ist mit der Bibliothek abzustimmen. Grundsätzlich ist auch eine Meldung mehrerer Titel in Form von Listen oder Tabellen möglich. Um später die einzelnen Heftlieferungen dem dazugehörigen Zeitschriftentitel zuordnen zu können, muss zusätzlich ein Identifier für die Verknüpfung vereinbart werden.
Die anschließende Heftlieferungen zu einer Zeitschrift müssen sowohl die Heftdatei als auch begleitende Metadaten umfassen. Die Metadaten beschreiben dabei das Heft und enthalten den vereinbarten Identifier für die Zuordnung zum Zeitschriftentitel. Sie können in einer vereinfachten Form in MARCXML übermittelt werden[2]. Details und Anforderungen zur konkreten Ausgestaltung finden Sie weiter unten[3].
Die nachfolgend beschriebenen MARC-Elemente basieren auf folgenden externen Dokumenten:
- MARC Standards der Library of Congress unter http://www.loc.gov/marc
- Spezifikationen für MARCXML unter http://www.loc.gov/standards/marcxml/
- deutsche Übersetzung des „MARC 21 Format for Bibliographic Data“ unter http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:101-2009061901
Das MARC-21-Schema ist verfügbar unter folgender URL: http://www.loc.gov/standards/marcxml/schema/MARC21slim.xsd.
Für die Nutzung des Hotfolder-Verfahrens müssen die Heftdateien und die begleitenden Metadaten in Transferpakete gepackt werden. Wir erwarten diese Transferpakete gemäß der
- Spezifikation von Transferpaketen und deren Übertragung an die Deutsche Nationalbibliothek mittels eines Hotfolders (s. https://d-nb.info/1119722829/34)
zur Weiterverarbeitung.
Weitere Informationen zu den Transferpaketen finden Sie im Bereich "Hotfolder-Verfahren für Monographien" beim Unterpunkt "Transferpakete".
Der Ablauf: Ablieferung von Zeitschriftenheften über Hotfolder
- Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen Ihres Systems: können Sie die begleitenden Metadaten zu Heftlieferungen erzeugen? Können Sie die Heftdateien und die begleitenden Metadaten in der vorgegebenen Form zu Transferpaketen packen? Ist nach der schrittweisen Implementierung eine vollständige Automatisierung der Prozesse für die Ablieferung möglich?
- Nehmen Sie Kontakt mit der zuständigen Pflichtexemplarbibliothek auf.
- Klären Sie mit der Bibliothek, in welcher Form die Titelmeldung(en) erwartet wird.
- Sprechen Sie mit der Bibliothek ab, welchen Identifier Sie für die Verknüpfung zwischen Zeitschriftentitel und Zeitschriftenheften wählen wollen.
- Registrieren Sie sich im E-Pflicht-Portal Hessen oder lassen Sie die Pflichtbibliothek die Registrierung vornehmen.
- Erzeugen Sie eine Probelieferung mit einigen Zeitschriftenheften und den zugehörigen Metadaten.
- Nehmen Sie über Ihre Bibliothek Kontakt zu deren Dienstleister, der hebis-Verbundzentrale, auf. Von dort erhalten Sie genaue Informationen dazu, wo und wie Sie die Lieferungen einliefern müssen. Der Ablieferungsvorgang kann sofort oder später voll automatisiert werden.
- Nehmen Sie bei Bedarf Verbesserungen an den Datenlieferungen gemäß den Rückmeldungen der Verbundzentrale vor.
- Die Pflichtbibliothek verzeichnet in der Zwischenzeit die gemeldeten Zeitschriftentitel in der Zeitschriftendatenbank und in der hebis-Verbunddatenbank.
- Sobald die Verbundzentrale und die Bibliothek melden, dass alle Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen sind, können Sie mit der regulären Ablieferung von Heften beginnen.
Kontakt
Universitäts- und Landesbibliothek Darmstadt
epflicht@ulb.tu-darmstadt.de
Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg Frankfurt
ablieferung-epflicht@ub.uni-frankfurt.de
Hochschul- und Landesbibliothek Fulda
ablieferung-epflicht@hlb.hs-fulda.de
Universitätsbibliothek Kassel
ablieferung-epflicht@bibliothek.uni-kassel.de
Hochschul- und Landesbibliothek RheinMain Wiesbaden
epflicht-hlb@hs-rm.de
hebis-Verbundzentrale
[1] Für Tageszeitungen als E-Paper gibt es ein eigenes Ablieferungsverfahren. Wenn Sie E-Paper abliefern möchten, kontaktieren Sie die zuständige Pflichtbibliothek für Details.
[2] Andere Formate für die begleitenden Metadaten sind grundsätzlich möglich und können nach Absprache verwendet werden. Bitte kontaktieren Sie Ihre zuständige Pflichtbibliothek.
[3] Die Anforderungen basieren auf der von der Deutschen Nationalbibliothek veröffentlichten Spezifikation für die Lieferung von Metadaten im Format MARXML unter https://d-nb.info/105607003X/34