Das Verfahren
Für die Ablieferung von Noten (Partituren, Stimmen, Klavierauszüge, Aufführungsmaterial usw.) steht im hessischen E-Pflicht-Portal ein entsprechendes Webformular zur Verfügung, das für die Ablieferung ausgefüllt werden muss.
Zu den abzuliefernden Noten müssen jeweils die bibliographische Angaben in dem Formular erfasst werden. Mit dem Formular kann jeweils nur eine Publikation bzw. eine Datei hochgeladen werden. Wenn Sie Noten abliefern wollen, die in zwei Teilen erscheinen und für jeden Teil existiert eine eigene Datei, müssen Sie demnach das Webformular zweimal mit den Angaben zum jeweiligen Teil ausfüllen und die zugehörige Datei hochladen.
Der Ablauf
- Halten Sie die elektronische Publikation, die Sie abliefern möchten, auf Ihrem PC oder auf einem an den PC angeschlossenen Datenträger bereit.
- Starten Sie das E-Pflicht-Portal. Wählen Sie anschließend in der linken Navigationsleiste durch Anklicken des Namens die für Sie zuständige Pflichtbibliothek aus. Klicken Sie im Folgebildschirm oben links auf „Ablieferung“. Öffnen Sie die Login-Seite und melden Sie sich mit Ihren Registrierungsdaten an.
- Wählen Sie auf Ihrer Verlagsseite die Option „Noten“.
- Füllen Sie das Formular für die bibliographischen Angaben zu den Noten wie unten beschrieben aus.
- Wählen Sie an der vorgesehenen Stelle im Ablieferungsformular die Datei Ihrer Noten aus.
- Drücken Sie auf den Button „Absenden“.
- Kontrollieren Sie auf der folgenden Zusammenfassungs-Seite alle gemachten Angaben und den Namen der ausgewählten Datei noch einmal sorgfältig. Gehen Sie bei Bedarf durch einen Klick auf den Button „Bearbeiten“ zurück und ändern Sie Ihre Eingaben ab.
Wenn alles korrekt ist: Laden Sie mit einem Klick auf den Button „Bestätigen“ die elektronische Publikation und die sie begleitenden bibliographischen Daten endgültig in das E-Pflicht-Portal.
Vorschau
Formular für die Ablieferung von Noten
In diesem Formular erfassen Sie die bibliographischen Daten zu den abzuliefernden Noten und wählen die Datei zum Hochladen von Ihrem Computer aus. Alle Felder, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, müssen Sie ausfüllen. Die übrigen Felder können leer bleiben, wenn es keine Angaben dazu gibt.
Bitte füllen Sie alle Felder sorgfältig und vollständig aus: benutzen Sie keine Abkürzungen (Ausnahme: Namen oder Begriffe werden in der Publikation abgekürzt verwendet) und achten Sie auf die korrekte Schreibung aller Wörter.
Welche Informationen in den einzelnen Feldern erwartet werden und was dabei zu beachten ist, erklären wir Ihnen in der Ausfüllhilfe unten. Grundlage für die Erfassung sollte das Titelblatt der Notenausgabe sein.
Ausfüllhilfe für das Formular
Verlag* |
| Ihr Verlagsname erscheint automatisch (aus dem Login); Sie müssen nichts eintragen. | |
Erscheinungsort |
| Ihr hinterlegter Verlagsort erscheint automatisch als Erscheinungsort, Sie müssen nichts eintragen. | |
| Titelangaben* | Titel* | Erfassen Sie den Titel der Noten so wie er auf dem Titelblatt steht. Titelvarianten wie z.B. einen Umschlagtitel, einen Paralleltitel in einer anderen Sprache u.a. können Sie bei Bedarf danach und getrennt durch <Punkt Leerzeichen> ebenfalls erfassen. Untertitel gehören jedoch separat in das entsprechende Feld. Bei mehrteiligen Werken geben Sie den Titel des übergeordneten Werkes an. | |
| Band | Handelt es sich bei Ihrer Publikation um einen Band aus einer mehrteiligen Monographie erfassen Sie die Bandangabe innerhalb des Gesamtwerkes. Die Bandangabe besteht in der Regel aus einem Begriff wie „Band“, „Volume“ etc. und einer Zahl (manchmal auch einem Buchstaben) oder einem eigenen Titel. Beispiel: „Band 15“. | ||
| Untertitel | Den Untertitel der Publikation erfassen Sie getrennt von allen anderen Titelvarianten in diesem Feld. | ||
Beteiligte Personen |
| Erfassen Sie möglichst alle an der Schöpfung der Noten beteiligten Personen, insbesondere den/die Komponisten*innen und weitere auf dem Titelblatt genannten. Geben Sie für jede Person den vollständigen Namen an, Lebensdaten sofern bekannt sowie die Funktion der Person bei der Schöpfung der Noten. Felder für die Erfassung weiterer Personen öffnen Sie durch Klicken auf „Weitere“. | |
| Funktion <Pulldown-Menü> | Welche Funktion hat die Person bei der Erstellung der Noten ausgeübt? Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü die zutreffende aus. | |
| Nachname | Erfassen Sie den vollständigen Nachnamen der Person. | |
| Vorname | Erfassen Sie den vollständigen Vornamen der Person. Titel bleiben unberücksichtigt. | |
| Geburtsjahr | Geben Sie das Geburtsjahr an, falls bekannt. | |
| Sterbejahr | Geben Sie für bereits verstorbene Personen das Sterbejahr an, falls bekannt. | |
Beteiligte Organisationen |
| Erfassen Sie möglichst alle an der Publikation beteiligten Organisationen und Einrichtungen (Verbände, Vereine, Ämter, Institute etc.), insbesondere die auf dem Titelblatt genannten. Geben Sie für jede Organisation den vollständigen Namen an sowie die Funktion bei der Publikation. Felder für die Erfassung weiterer Organisationen öffnen Sie durch Klicken auf „Weitere“. | |
| Funktion <Pulldown-Menü> | Welche Funktion hat die Organisation bei der Erstellung der Publikation ausgeübt? Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü die zutreffende aus. | |
| Name | Erfassen Sie den vollständigen Namen der Organisation. | |
Erscheinungsjahr* | Jahresangabe* | Geben Sie das Erscheinungsjahr Ihrer Notenausgabe in vierstelliger Form (JJJJ) an. | |
| Erscheinungsdatum | Wenn in den Noten selbst das Erscheinungsdatum nicht nur als Jahreszahl angegeben ist (sondern z.B. als „September 2016“ oder „21. Mai 2015“), erfassen Sie diese Form zusätzlich in diesem Feld. | |
| Copyrightdatum | Geben Sie das Datum des Copyrights der Noten an. | ||
Sprache* | <Pulldown-Menü> | Wählen Sie über die Auswahlliste die Sprache der Noten aus, wenn es sich dabei um ein Vokalwerk oder eine Ausgabe mit Text handelt. Bei Kompositionen ohne Text wählen Sie "nicht anwendbar". | |
Auflage, Stand, Version |
| Geben Sie an, in welcher Ausgabe/Auflage oder mit welchem Stand Ihre Publikation vorliegt (gemeint ist nicht die Auflagenhöhe). Erfassen Sie die Angabe so, wie sie in der Publikation selbst vermerkt ist (z.B. „Erweiterte Ausgabe“ ---„Version 5.0“ --- „Aktualisierte Auflage, Stand: Mai 2014“ --- „1. Aufl.“ ). | |
Adresse der Netzpublikation (URL) |
| Geben Sie bitte elektronische Adresse (URL) der Publikation auf Ihrem Verlagsserver an. | |
Identifikator |
| Identifikatoren sind Ziffern- oder Buchstabenfolgen, mit denen man eine Publikation bestimmen kann. Zu den wichtigsten Identifikatoren für Noten gehört die ISMN. Wenn Sie eine ISMN für Ihre Noten vergeben haben, tragen Sie sie her ein. Falls mehrere ISMNs oder auch eine ISBN vergeben wurde, erfassen Sie alle in jeweils einem eigenen Feld. Weitere Erfassungsfelder öffnen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Weitere“. | |
| Typ <Pulldown-Menü> | Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü den Typ des Identifikators aus. | |
| Identifikator | Geben Sie die Zeichenfolge des Identifikators ein. | |
| Bestellnummer beim Verlag | Tragen Sie die Bestellnummer der Publikation in Ihrem Verlag ein. | ||
ISMN der Druckausgabe |
| Wenn Ihre Notenausgabe parallel auch in einer Druckversion erscheint, können Sie die ISMN dieser Druckausgabe hier erfassen. | |
| Musikalische Ausgabeform* | <Pulldown-Menü> | Hier spezifizieren Sie näher, um welchen Notentyp es sich handelt (z.B. Partitur, Stimme usw.) Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü mit der vorgegebenen Begriffsliste die zutreffende Bezeichnung aus. | |
Thema* |
| Wählen Sie aus dem Themenbaum die Begriffe aus, die die Gattung und Besetzung Ihrer Notenausgabe am besten beschreiben. Öffnen Sie den Themenbaum durch Anklicken. Sie können sich durch die Äste klicken, bis Sie das zutreffende Thema gefunden haben oder auch mehrere Themen auswählen. Ein Klick außerhalb des Baumes schließt ihn und übernimmt die ausgewählten Begriffe. Mit dem Button „Aufheben“ können Sie Ihre getroffene Auswahl löschen, falls Sie Korrekturen vornehmen müssen. | |
Datei wählen* |
| Wählen Sie die Datei für Ihre abzuliefernden Noten auf Ihrem Computer oder Ihrem Datenträger aus. Mit einem Klick wird der Dateiname in das Feld übernommen und die Datei im Hintergrund für das Hochladen vorbereitet. Die Datei darf eine Größe von 50MB nicht überschreiten. Akzeptiert werden die Formate pdf und epub. Die Datei darf keine Vorkehrungen für ein Digital Rights Management enthalten. | |
| Schriftenreihe | |||
Reihentitel |
| Erscheint Ihre Notenausgabe in einer Schriftenreihe (z.B. „Bärenreiter Urtext“), erfassen Sie den Titel der Schriftenreihe. | |
Band |
| Erscheint Ihre Notenausgabe in einer gezählten Schriftenreihe, geben Sie die Bandangabe innerhalb der Schriftenreihe an. Die Bandangabe besteht in der Regel aus einem Begriff wie „Band“, „Volume“ etc. und einer Zahl. Beispiel: „Volume 237“ | |
ISSN |
| Hat die Schriftenreihe, in der Ihre Noten erscheinen, eine ISSN zugewiesen bekommen, können Sie diese erfassen. | |
| Weitere Angaben | |||
Zugriff auf das Original* |
| Wählen Sie durch Ankreuzen aus, ob die von Ihnen abgelieferten Noten im Internet frei verfügbar oder nur nach Kauf, Registrierung, Lizenzierung etc. nutzbar ist. | |
Zugriffsrechte auf das Archivexemplar* |
| Legen Sie fest, wie das von Ihnen abgelieferte Pflichtexemplar (Archivexemplar) genutzt werden kann: Option 1: Ohne jegliche Beschränkung von jedermann via Internet Option 2: Von allen registrierten Benutzern der zuständigen Pflichtbibliothek auf dem Campus und über Einwahl ins Bibliotheksnetz Option 3: Nur in den Räumen (im Gebäude) der zuständigen Pflichtbibliothek | |
Inhaltsangabe |
| Sie können eine Inhaltsangabe oder ein Abstract zur Publikation erfassen. Es stehen maximal 2000 Zeichen zur Verfügung. | |
| Zustimmungserklärung | Wenn Sie berechtigt sind, diese Noten öffentlich zugänglich zu machen oder vom Inhaber dieses Rechts den Auftrag oder die Erlaubnis erhalten haben, diese Publikation abzuliefern haken Sie "Ich stimme zu" an. Ohne diese Zustimmungserklärung ist eine Ablieferung nicht möglich. | ||
