FAQ Datenpflege im hebis-Zentralsystem

Was ist kooperative Datenpflege in der hebis-Verbunddatenbank?

Alle Kolleginnen und Kollegen, die aktiv in der hebis-Verbunddatenbank (cbs) arbeiten, tragen zusammen mit der hebis-Verbundzentrale die Verantwortung für die hebis-Verbunddatenbank.

Das bedeutet, dass jede(r) neben der Katalogisierung auch die Pflege des bereits vorhandenen Datenbestands im Auge hat.

Dazu gehört auch, bei der Nachnutzung eines vorhandenen Datensatz zu prüfen ob, alle Elemente korrekt eingegeben worden sind oder ob bspw. eine Dublette vorliegt, die bereinigt werden könnte.

Wann darf ich selbst Änderungen vornehmen und wann nicht?

Im Allgemeinen dürfen Datensätze, die in der Kategorie 0500 an dritter Stelle kein "u"  oder "g" stehen haben, ohne Benachrichtigung ergänzt werden.     

Datensätze, die in der Kategorie 0500, Pos. 3 ein "m" aufweisen, können geändert werden. Sie wurden maschinell erzeugt und erhalten nur wenige Angaben. Daher sollten Sie zunächst über die in Kategorie 4090 verlinkte Katalogkarte überprüfen, ob Sie dieselbe Manifestation haben. Wenn das der Fall ist, könnten Sie die Aufnahme ergänzen. Wichtig ist, dass  Sie bei der Bearbeitung die Kategorien 4090 (URL für Katalogkarten-Scan) und 4708 (Inhalt des Katalogkarten-Scans) löschen.  Alternativ können Sie eine dublette Aufnahme erstellen und die besitzende Bibliothek informieren.

Geringfügige Änderungen

Nach der Prüfung eines vorhandenen Datensatzes für die Nachnutzung des eigenen Bestandsnachweises können Sie Detailkorrekturen, so genannte geringfügige Änderungen, selbst und ohne Absprache vornehmen. Dies gilt für alle Korrekturen, die die Identität der vorliegenden Ausgabe nicht verändern.

Dazu gehören:

• Korrekturen von Tippfehlern
• Ergänzung von Anmerkungen oder Begleitmaterial (z.B. Kategorie 4201, 4063)
• Ergänzung von Identifikatoren (z.B. Kategorie 2000, 2003, 2050, 2051, 4085)
• Ergänzung von weiteren beteiligten Akteuren (Kategorie 30XX und Verantwortlichkeitsangabe in Kategorie 4000), dazu zählt auch die Änderung der Verknüpfung (Tp-Satz anstelle Tn-Satz)
• Änderung von ungezählter monografischer Reihe (Kategorie 4190) zu gezählter monografischer Reihe (Kategorie 4170)
• Ergänzung von Kataloganreicherungen (Kategorie 4089)
• Ergänzung "Art des Inhalts" (Kategorie 1131) und/oder "Angaben zum Datenträger" (Kategorie 1130)
• Ergänzung des Hochschulschriftenvermerks (Kategorie 4204)

Stellen Sie fest, dass in der Datenbank eine Dublette vorhanden ist, so ist eine Bereinigung unter Zuhilfenahme des Dubletten-Umlenkprogramms eine für Alle hilfreiche Maßnahme.
Vergessen, wie es geht? Ein Blick ins System-Handbuch-Kapitel "Dubletten" frischt die Kenntnisse auf.

Gravierende Änderungen

Unter gravierenden Änderungen versteht man Korrekturen an Datensätzen, die erheblichen inhaltlichen Einfluss auf die Beschreibung einer Ressource haben. Deshalb müssen in diesen Fällen, wenn eine Korrektur eine Änderung der Identität der vorliegenden Ausgabe zur Folge hat, die weiteren besitzenden Bibliotheken nach der Bearbeitung benachrichtigt werden. Grund: es kann Auswirkungen und Nacharbeiten für den jeweiligen lokalen Nachweis haben. In Zweifelsfällen ist vor der Korrektur eine Kontaktaufnahme zu empfehlen.

Dazu gehören:

• Änderung der Erscheinungsweise von einzelner Einheit zu mehrteiliger Monografie (Kategorie 0500, Pos. 2)
• Abweichendes Erscheinungsdatum für die Ressource (Kategorie 1100)
• Änderung in der Ausgabebezeichnung (Kategorie 4020) - Gemeint sind inhaltliche Änderungen in der Ausgabebezeichnung, ausgenommen sind die Fälle der Nachdruckregelung
• Erhebliche Abweichung in der Umfangsangabe (Kategorie 4060)
• Änderung in der Zuordnung zu einer mehrteiligen Monografie (Kategorie 4160)  - Nur bei Änderung oder Ergänzung der eigentlichen Verknüpfung, nicht bei Korrekturen der Sortierzählung o. ä.
• Wenn Lokaldaten umgehängt werden müssen

Beispiel 1: Erhebliche Abweichung in der Umfangsangabe

Nachfolgender Titel wurde für Erwerbungszwecke aus der DNB via Broadcast in die hebis-Verbunddatenbank übernommen. Kategorie 0500 Aaa.

Dabei wurde die Umfangsangabe mit 312 Seiten geliefert und so eingestellt.

Bei der Nachnutzung des Datensatzes von einer anderen Bibliothek, die das Buch vorliegen hat, wird der Status in der Kategorie 0500 geändert auf Aau.
Die Umfangsangabe bleibt unverändert.
Bei Eintreffen des Buches in der Bibliothek, die den Datensatz zu Erwerbungszwecken erstellt hat wird festgestellt: das Buch hat 343 Seiten. Eine erhebliche Abweichung!  - Ist es eine andere Ausgabe oder wurde die andere Seitenanzahl gegenüber der ursprünglichen Verlagsmeldung übersehen? - Hier empfiehlt sich die Nachfrage bei der anderen Bibliothek.

Beispiel 2: Änderung der Erscheinungsweise von einzelner Einheit zu mehrteiliger Monografie

Zu einem als Einzelmonografie erfassten Band erscheinen ein oder mehrere weitere Teile. Entsprechend muss die Satzart angepasst werden und ein entsprechender übergeordneter Satz erstellt werden (z.B. Aau zu Afu/AFu sowie Acu). 

In einem solchen Fall müssen alle besitzenden Bibliotheken informiert werden.

Wie kann ich andere Bibliotheken benachrichtigen/informieren?

Je nach Fall und Anzahl der betroffenen Bibliotheken kann entweder breit über die Mailingliste kat-list oder individuell direkt mit den betroffenen Bibliotheken Kontakt aufgenommen werden.

1. Finden Sie heraus welche hebis-Teilnehmer betroffen sind. Führen Sie dazu den WinIBW-Befehl "s da" aus.
2. Überlegen Sie, ob breite oder individuelle Benachrichtigung die günstigste Variante ist.
3. Beschreiben Sie den Fall oder das Problem möglichst präzise, hilfreich dazu ist:
   1. Hinweis im Betreff mit "Datenpflege" und inkl. betroffener PPN. Bei breiter Benachrichtigung via Mailingliste die betroffenen Bibliothekssigel als erstes anlisten.
   2. Problembeschreibung im Mailtext, falls notwendig Hinweis auf RDA und/oder Verbundfestlegungen
   3. Bei grundsätzlicheren Fragen evtl. Scans der Vorlage oder hilfreiche Screenshots beifügen

Die betroffenen hebis-Teilnehmer direkt informieren

Wenn man direkt mit eine(r) Ansprechpartner(in) in Kontakt treten möchte, so kann man in der Kategorie 980 im Bibliotheksnormdatensatz (Tw-Satz) die passende E-Mail-Adresse herausfinden.

Wie funktioniert das?

In jedem Lokaldatensatz wird nach dem Abspeichern automatisch eine Verknüpfung zum Bibliotheksnormdatensatz in der Kategorie 4800 erzeugt. Wenn man dann die PPN-
Verknüpfung anklickt, findet man in der Kategorie 980 die passende E-Mail-Adresse. Teilweise sind dort Funktionsadressen hinterlegt, teilweise aber auch persönliche E-Mail-Adressen.

Alternative Suchmöglichkeit

Alternativ ist auch die Suche direkt nach Bibliotheksnormdatensätzen (Tw-Sätze) möglich um die passenden Ansprechpartner*innen herauszufinden. Hier ist die Suche nach dem Namen oder dem Sigel zu empfehlen.

Dabei ist folgendes zu beachten:

Der Suchschlüssel "nam" sucht die Bestandteile des Namens in der Kategorie 110.

Der Suchschlüssel "sgl" sucht das Sigel in der Kategorie 092 $d.

Achtung! Bei Abteilungssigeln lautet die Suchanfrage: f sgl 30 330

Über die Mailingliste kat-list

Sind viele hebis-Teilnehmer von einer gravierenden Änderung betroffen, so empfiehlt es sich über die Mailingliste kat-list zu informieren. Dabei den Betreff mit dem Begriff Datenpflege und einem thematischen Hinweis, möglichst mit Angabe der PPN beginnen. Zur Orientierung, welche Bibliotheken davon betroffen sind, werden die Sigel vor dem eigentlichen Text aufgelistet. Die Sigel können den spitzen Klammern der Kategorie 4800 in den Lokaldaten entnommen werden. Ggf. dazu die Ansicht für ALLE Lokaldaten mit "s da" umstellen.

... und zum Schluss ...

Vielen Dank für Ihr Engagement!